La gestion d’un parc immobilier locatif peut s’avérer très chronophage. Elle implique un grand nombre de tâches répétitives telles que :
- la vérification des loyers perçus,
- l’envoi des quittances et avis d’échéance (en France) ou encore,
- la réalisation des décomptes de charges,
- Etc.
Un logiciel de gestion locative est utile pour :
- L’automatisation des tâches répétitives
- contrôle mensuel de l’encaissement des loyers
- indexation automatique des loyers
- communications avec le locataire
- envoi des quittances de loyer
- envoi des avis d’échéance
- envoi des rappels de paiement (sms, email ou recommandé)
- envoi des factures de loyer (locataires professionnels)
- avoir une vue d’ensemble sur son parc immobilier
- respecter les bonnes pratiques administratives, financières et juridiques de la gestion locative
On vous explique ici comment un logiciel de gestion locative vous permet d’avoir une gestion efficace. Des gestionnaires professionnels qui travaillent à temps plein économisent l’équivalent d’un mi-temps en utilisant un logiciel de gestion.
Les tâches automatisées grâce au logiciel de gestion locative
Un logiciel de gestion locative vous rend beaucoup plus efficace pour gérer votre parc immobilier. En effet, lorsqu’une anomalie survient comme un payement non reçu, un outil performant vous envoie une alerte et vous propose même d’envoyer un rappel au locataire.
Voyons ensemble ce qu’un bon logiciel de gestion locative performant doit faire à votre place :
Contrôle automatique des loyers
Seuls quelques logiciels sont connectés directement à vos comptes en banque et permettent d’identifier automatiquement, sans intervention de votre part, les paiements effectués par les locataires !
Pour ceux d’entre vous qui épluchent 1000 lignes de mouvements sur les comptes en banque chaque mois, cette fonctionnalité va vous plaire.
Le logiciel est connecté à vos comptes en banque grâce à ce qu’on appelle un agrégateur bancaire. C’est un service que les banques doivent proposer et qui permet à différentes applications de s’y connecter.
Grâce à cette connexion en direct, le logiciel détecte automatiquement l’arrivée des loyers sur votre compte, puis l’associe à votre locataire. Ainsi vous n’avez plus à vérifier vos loyers à la main et vous ne risquez plus de passer à côté d’un retard de paiement.
Envoi des rappels de paiements
L’impayé est l’un des plus gros risque dans la gestion locative. Il est important d’éviter de le laisser s’installer.
Lorsque votre logiciel détecte que le loyer n’est pas versé à la date indiquée, il envoie automatiquement un rappel à votre locataire.
Vous pouvez paramétrer l’envoi des rappels pour chaque locataire aux échéances souhaitées et via le canal que vous désirez (sms, email, courriers et recommandés).
Si l’un de vos locataires est mauvais payeur, vous pouvez configurer plus de rappels et plus rapidement pour ce dernier afin de prévenir plutôt que guérir et lui montrer que vous êtes derrière vos loyers.
Un bon logiciel de gestion locative doit intégrer ces différents modes de communication et permettre d’envoyer des rappels par emails ou par lettres recommandées qui sont un prérequis à toute action en justice.
Découvrez nos modèles de lettres à envoyer à votre locataire en cas d’impayé.
Envoi des recommandés important en cas de mise en demeure
En cas de dérive, les communications entre vous et les locataires devront être utilisées pour monter un dossier chez l’avocat.
Emails ou recommandés deviennent alors indispensable pour lancer la procédure (il faut au moins deux rappels envoyés au locataire pour qu’un juge de paix puisse être saisi).
Comme chacun le sait, les horaires de La Poste sont une science occulte et une fois sur place on perd une demi-heure dans le meilleur des cas pour envoyer son recommandé.
Un bon logiciel de gestion permet l’envoi automatique du recommandé. L’accusé de réception est bien entendu envoyé au propriétaire.
Indexation des loyers
L’indexation des loyers est souvent négligée et souvent oubliée, car le propriétaire n’y pense pas spontanément à l’anniversaire du bail. Pourtant, elle vous permet d’améliorer la rentabilité de votre parc immobilier dans le temps.
Un logiciel de gestion locative s’occupe
- de calculer le nouveau loyer indexé
- de la notifier à votre locataire
- d’adapter pour vous les prochaines quittances ou factures au nouveau montant.
Décompte et refacturation des charges
Le décompte des charges est la tâche par excellence qui prend beaucoup de temps et peut-être très fastidieuse. Ici aussi un logiciel de qualité peut changer la donne.
Il va récupérer les provisions pour charges de vos locataires et les compare aux factures saisies dans le logiciel en fin de période afin de faire le bilan et de notifier à votre locataire la régularisation des charges.
Certains logiciels très performants ne nécessitent même pas de saisir les factures, car ils sont directement connectés à votre logiciel comptable et importent automatiquement les écritures comptables nécessaires à la réalisation du décompte de charges.
Cela vous permet de faire des décomptes et des refacturations de charges aussi bien pour des immeubles en monopropriété, des bureaux divisés ou des entrepôts comprenant plusieurs cellules d’activités.
Gestion comptable (avec export dans logiciel de compta via csv)
Certains logiciels de gestion locative vous assistent également dans la gestion comptable.
Ils permettent d’intégrer les factures entrantes et sortantes directement dans la comptabilité en évitant le double encodage. Ils aident également au traitement de la TVA.
Suivi des tâches de la gestion technique
Le logiciel de gestion locative vous assiste également dans la gestion technique de votre parc immobilier.
Il vous notifie des rappels pour l’entretien des équipements de vos biens en location : chaudières, entretien du bâtiment, etc.
Il permet également d’assurer un suivi et de garder une preuve des réparations et interventions qui ont eu lieu dans chacun des biens loués.
La création de tâches récurrentes est également possible avec un logiciel de gestion locative.
En fonction de vos besoins, vous pouvez créer des rappels de réception d’assurance, d’entretien de chaudières ou encore de ramonage de la cheminée.
Rapport financier
Les logiciels de gestion locative réalisent des rapports financiers de votre parc immobilier.
Ces documents centralisent l’ensemble de vos informations. Ils vous permettent d’avoir un suivi global de votre activité de location immobilière.
Un rapport financier vérifie la bonne rentabilité des biens immobiliers et permet de faire des arbitrages pour la vente éventuelle, la rénovation ou l’achat de nouveaux biens immobiliers.
Envoi des factures de loyer
Pour la gestion des baux commerciaux, des bureaux ou des locataires professionnels, vous êtes légalement tenu d’envoyer une facture de loyer à vos locataires.
Le logiciel de gestion locative détecte les loyers perçus et envoie alors les factures de loyers automatiquement aux locataires.
Respect des bonnes pratiques juridiques
En cas de litige dû à un impayé, le logiciel de gestion locative vous permet de constituer facilement votre dossier d’avocat grâce à l’historique des communications envoyées aux locataires.
Centralisation de l’info et des documents
Un logiciel de gestion permet de centraliser toutes les informations et documents concernant votre parc immobilier.
Ainsi même en étant à l’autre bout du monde, si vous avez besoin d’un document, celui-ci est directement accessible depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.
Voyons ce qu’un logiciel de gestion performant doit gérer en terme de données :
Centralisation des documents
Il est possible d’enregistrer dans votre logiciel les documents suivants :
- Les contrats de bail
- Les assurances habitation de vos locataires
- les diagnostics nécessaires avant la mise en location (PEB, etc)
- les états des lieux d’entrée et de sortie
- les factures d’achats qui concernent votre bien (réparations, maintenances, etc)
- les quittances de loyers et avis d’échéance
- les actes notariés
Centralisation des coordonnées
Un logiciel de gestion locative performant vous permet de conserver à un seul endroit toutes les informations des personnes impliquées de près ou de loin dans votre gestion locative.
Vous pouvez consigner les coordonnées :
- de vos locataires
- des voisins
- des garants
- du syndic de copropriété
- des artisans à contacter en cas de problèmes
- etc.
Ainsi même en voyage, vous gardez le contrôle sur votre patrimoine immobilier. Si vous avez un souci dans un de vos biens immobiliers, vous pouvez appeler le bon prestataire.
Améliorer sa visibilité sur la rentabilité du bien
Visibilité globale sur les retards de paiement
Lorsque les retards de paiement s’accumulent, il est compliqué d’arriver à les suivre.
D’un côté, votre locataire ne respecte pas l’indexation de son loyer et tous les mois, il accumule du retard de loyer. On ajoute à cela, un retard régulier du paiement des loyers. Peut-être que l’un des paiements est sujet à un étalement…
Comment s’en sortir dans ce que vous doit réellement votre locataire…
C’est le rôle d’un logiciel de gestion. Il tient les comptes à jour. De cette façon, vous avez directement l’information du montant total de la dette de votre locataire.
Gain de temps précieux pour une prise du recul
Un logiciel de gestion vous permet de structurer votre organisation et de ne plus oublier des tâches importantes. Tout ce qui a pu être automatisé l’a été.
Ce gain de temps vous permet d’économiser de l’argent et ainsi de prendre du recul sur votre patrimoine immobilier afin de vous concentrer sur vos investissements. Vous pourrez alors vérifier que votre patrimoine est rentable et acquérir de nouveaux biens.
Fiabiliser la gestion de chaque tâche
Si une personne tierce gère vos biens immobiliers et que la gestion ainsi que les informations ne sont pas correctement centralisées, vous vous exposez à des risques en cas d’absence de cette personne.
Il se pourrait que les informations soient éparpillées dans des classeurs ou des tableurs, ou pire, dans sa tête. Elle seule connaît toutes les tâches à réaliser pour assurer la gestion.
Si elle tombe malade demain, vous serez quelque peu dans l’embarras.
L’utilisation d’un logiciel de gestion vous permet de garder le contrôle sur les tâches à réaliser. Les process sont fixes quelle que soit la personne qui les met en œuvre.
Arrivée d’un nouveau collaborateur
L’arrivée d’un nouveau collaborateur est complexe. La gestion locative comprend beaucoup de processus à expliquer et à respecter.
Une gestion à l’ancienne de votre parc immobilier implique beaucoup de process informels, basés sur des tableurs excel, des documents dans des classeurs, etc.
Absolument rien n’est formalisé ce qui rend très compliqué l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Il faut compter plusieurs semaines voire plusieurs mois avant que ce dernier soit opérationnel. Cela coûte cher en temps et en argent.
C’est ici qu’intervient un logiciel de gestion. Il permet d’encadrer et de garantir tous les process de votre gestion locative.
Vous pouvez ainsi former un collaborateur sur une tâche précise et définie par votre logiciel.
Par exemple, pour faire une indexation, votre logiciel vous fournit le cadre. Il vous rappelle les dates importantes inhérentes aux contrats, les indices et trimestre de références, les formules de calcul ainsi que les courriers type pour communiquer avec vos locataires.
Votre nouveau collaborateur n’a qu’à suivre les différentes étapes.
Choisir un outil de gestion locative en ligne
Les solutions de gestion locative en ligne présentent de nombreux avantages :
- Elles permettent d’éviter de faire appel à une agence spécialisée qui facture des honoraires élevés
- Elles permettent de centraliser les informations et de les rendre accessibles à tout moment pour les consulter, les éditer, les communiquer
- La dématérialisation des documents simplifie la gestion au quotidien et permet de réaliser des économies
- Toutes les tâches peuvent être automatisées afin d’éviter les erreurs ou oublis et de remplir toutes vos obligations vis-à-vis des locataires
Les solutions numériques proposent des fonctionnalités innovantes et adaptées aux besoins des gestionnaires de patrimoine.
Smovin est une plateforme en ligne spécialisée dans la gestion locative qui propose de nombreux outils pour simplifier le quotidien des investisseurs immobiliers.
Smovin, un outil tout en un
Avec la solution de gestion locative Smovin, les propriétaires peuvent gérer leurs biens immobiliers en toute simplicité, quelle que soit la taille de leur patrimoine.
Smovin prend en charge la gestion locative de tous les types de biens :
- Résidentiels,
- Commerciaux,
- Bureaux,
- Mixte,
- Etc.
L’outil permet l’harmonisation et l’automatisation des tâches importantes de la gestion locative.
Grâce à sa connexion bancaire, le suivi des loyers est assuré. Les loyers impayés sont identifiés en un coup d’œil et vous pouvez envoyer des rappels de paiements en quelques clics ou de manière automatique.
La solution vous accompagne dans l’édition de tous les documents nécessaires à votre gestion au quotidien (quittances et avis d’échéances (pour la France), factures de loyers, etc.).
Smovin vous permet de faciliter le suivi comptable grâce aux imports ou exports des données vers où à partir de votre outil comptable. Smovin possède une intégration totale avec certains outils comptables comme Exact Online. Dans ce cas, les informations voyagent d’un outil à l’autre en quelques clics.
Votre tableau de bord vous donne un aperçu de :
- Le taux de paiements des locataires
- Le taux d’occupation de votre patrimoine
- Les tâches à réaliser en fonction des dates clés de vos contrats de bail.
C’est un outil qui simplifie grandement votre suivi des tâches puisque vous pouvez aussi paramétrer des rappels personnalisés (entretien des biens, indexation des loyers…).
Avec plus de 20 000 biens enregistrés sur la plateforme, Smovin apporte une solution robuste pour les investisseurs immobiliers qui souhaitent suivre en temps réel la situation de leur patrimoine.
Contrôler votre patrimoine en toute simplicité
La centralisation des informations est rendue possible par la plateforme Smovin.
Ainsi, vous pouvez conserver un historique de l’ensemble de vos démarches, qu’elles soient relatives à vos biens ou à vos locataires. Ces informations clés vous donnent plus de visibilité sur la situation globale de votre patrimoine.
Smovin vous aide à :
- Limiter les loyers impayés en automatisant les envois de rappels et en identifiant les situations qui nécessitent une régularisation,
- Éviter les oublis, les erreurs d’inattention, les négligences,
- Suivre l’indexation des loyers en revalorisant le montant à chaque date d’anniversaire du bail,
- Redistribuer les charges non forfaitaires aux locataires,
- Optimiser le suivi comptable des activités.
Il vous suffit de configurer les informations liées à chaque bien, de paramétrer vos conditions de location et d’intégrer votre compte en banque à l’outil.
Une fois mise en place, la solution Smovin ne nécessite aucune compétence ou formation pour gérer vos biens à la location au jour le jour.
Des impacts positifs à long terme
L’application Smovin génère des bénéfices sur le long terme.
L’automatisation des processus et l’amélioration de la visibilité apportent aux gestionnaires toutes les clés pour prendre des décisions stratégiques pertinentes.
Les bénéfices de la solution Smovin :
- Augmentation de la productivité,
- Réduction des erreurs et oublis,
- Plus de réactivité,
- Optimisation de la rentabilité.
Ainsi, n’hésitez plus à intégrer cette solution à vos activités pour mettre en place de nouvelles procédures plus rigoureuses.
L’investissement dans une solution de gestion immobilière est devenu indispensable pour répondre à la complication des démarches administratives.
De nos jours, les enjeux financiers, fiscaux et juridiques peuvent s’avérer insurmontables sans l’intégration d’un outil de gestion locative comme Smovin.
