In België moet de plaatsbeschrijving worden opgemaakt vóór een goed wordt verhuurd.
Dit officiële document getuigt van de algemene staat van de woning op het moment dat de sleutels worden overhandigd en de nieuwe huurder het goed in gebruik neemt.
Is de plaatsbeschrijving verplicht?
Het Burgerlijk Wetboek maakte de plaatsbeschrijving in september 2018 verplicht in alle gewesten van België. Sindsdien is dit document een bijlage bij het huurcontract.
Als eigenaar is het belangrijk om die regel te volgen om conflicten met huurders te voorkomen.
Zo bent u ook gedekt tegen eventuele schade die de huurder veroorzaakt.
Dit is een overzicht van alles wat u moet weten voor u een plaatsbeschrijving opmaakt, zoals de procedure, de toepassing, goede praktijken en geschillen.
Wat is een plaatsbeschrijving?
Een plaatsbeschrijving omschrijft de staat van een huurpand (huis, appartement, kot, garage, flat, parking, …).
De huurder kan hiermee controleren of het goed correct werd onderhouden en of er schade is die later onterecht van zijn huurwaarborg kan worden afgehouden.
De eigenaar vergewist zich er met zo’n document van dat hij de woning terugkrijgt in de staat waarin hij het destijds aan zijn huurder overliet.
De plaatsbeschrijving is een wettelijk bewijs in het geval van een conflict tussen de twee partijen die het huurcontract ondertekenden.
De plaatsbeschrijving moet in twee afzonderlijke stappen worden opgesteld:
- De plaatsbeschrijving bij aankomst
- De plaatsbeschrijving bij vertrek
De opmaak van een plaatsbeschrijving bij aankomst
Zoals de naam al aangeeft, wordt de plaatsbeschrijving bij aankomst opgemaakt wanneer de huurder het goed betrekt.
Het document wordt opgemaakt en ondertekend door de twee partijen: de huurder en de verhuurder.
Het moet gedetailleerd omschrijven in welke staat het goed zich bevindt vóór de huurder het betrekt.
Om geldig te zijn, moet de plaatsbeschrijving bij aankomst worden opgemaakt vóór het huurcontract ingaat.
In het geval van een contract van meer dan een jaar heeft de eigenaar één maand na de verhuizing van zijn huurder de tijd om de plaatsbeschrijving bij aankomst op te maken.
Hoe vroeger het document wordt opgemaakt, hoe betrouwbaarder en representatiever het zal zijn voor de werkelijkheid.
De opmaak van een plaatsbeschrijving bij vertrek
Na beëindiging van het huurcontract maakt de eigenaar een plaatsbeschrijving bij vertrek op.
In die tweede stap wordt de staat van het gehuurde of gebruikte goed vergeleken met zijn oorspronkelijke staat, op het moment dat het huurcontract inging.
Bij ondertekening van het huurcontract verbindt de huurder zich ertoe het goed terug te geven in de staat waarin hij het ontving.
De plaatsbeschrijving bij vertrek maakt het mogelijk om eventuele schade of slijtage die ontstond tijdens het huurcontract op te sporen.
De eigenaar kan beslissen om de kosten van bepaalde reparaties af te wentelen op de huurder.
Dat bedrag wordt dan afgehouden van de huurwaarborg, als die tenminste werd geopend.
Hoe wordt de plaatsbeschrijving opgemaakt?
De plaatsbeschrijving moet de staat van elke ruimte heel precies in kaart brengen.
De verschillende elementen waaruit het goed bestaat, worden dus in detail beschreven (muren, vloeren, ramen, huishoudtoestellen, douche, wastafel, …).
De vorm van de plaatsbeschrijving
Er bestaat geen officiële vorm voor de opmaak van een plaatsbeschrijving. De eigenaar kan ze dus zelf opstellen.
Wel is het aanbevolen om een model te gebruiken of een specialist in te schakelen om geen elementen over het hoofd te zien en eventuele schade zeer precies te kunnen vaststellen.
De plaatsbeschrijving is een belangrijk document waarmee eventuele conflicten met de huurder kunnen worden geregeld. Het moet dan ook met de nodige ernst worden aangepakt.
Deze documenten kunnen als basis dienen voor de opmaak van een volledige plaatsbeschrijving.
De informatie in een plaatsbeschrijving
Bepaalde informatie moet verplicht in de plaatsbeschrijving staan om de geldigheid ervan te garanderen en ze in het geval van een geschil te kunnen gebruiken als juridisch bewijs.
Beide partijen moeten ‘gelezen en goedgekeurd’ in de plaatsbeschrijving bij aankomst én bij vertrek schrijven.
De elementen van de plaatsbeschrijving bij aankomst:
- De datum waarop de plaatsbeschrijving werd opgemaakt
- De identiteit van de twee partijen (verhuurder/huurder) en hun handtekeningen
- Het adres en de omschrijving van het goed
- De staat van de elementen waaruit het goed bestaat
- De staat van het materiaal (meubels, huishoudtoestellen, …) dat wordt voorzien in de woning
- De meterstanden (gas, water, elektriciteit, …)
- De aanwezigheid van de verplichte brandalarmen
- Het aantal sleutels dat aan de huurder wordt overhandigd
De elementen van de plaatsbeschrijving bij vertrek:
- De datum waarop de plaatsbeschrijving werd opgemaakt
- De identiteit van de twee partijen (verhuurder/huurder) en hun handtekeningen
- De informatie met betrekking tot het huurcontract (duur, bestemming van het goed, …)
- Een omschrijving van eventuele schade die in de woning wordt vastgesteld
- De meterstanden (gas, water, elektriciteit, …)
Wie mag de plaatsbeschrijving opmaken?
De plaatsbeschrijving kan worden opgemaakt door de eigenaar of een deskundige. Wie dat doet, beslist de verhuurder.
De huurder kan voor de opmaak van de plaatsbeschrijving ook een deskundige in de arm nemen. Hij betaalt de kosten dan zelf.
De minnelijke plaatsbeschrijving
Een onderhandse plaatsbeschrijving wordt door de eigenaar zelf opgemaakt. Deze oplossing is gratis voor zowel de eigenaar als de huurder.
Zo’n plaatsbeschrijving opmaken, vraagt tijd en energie. Daarom vertrouwen sommige eigenaars liever op de diensten van een expert.
Plaatsbeschrijving door een expert
De eigenaar kan voor de opmaak van de plaatsbeschrijving bij aankomst en vertrek een deskundige in de arm nemen.
Vastgoedspecialisten bieden deze service aan om eigenaars optimaal te helpen met hun vastgoedbeheer.
Door deze taak aan een derde partij toe te vertrouwen, ontlast de eigenaar zichzelf van de verantwoordelijkheid over de plaatsbeschrijving en is hij zeker dat er geen belangrijke informatie wordt vergeten.
Wat kost een plaatsbeschrijving en wie betaalt die?
In tegenstelling tot de minnelijke plaatsbeschrijving is de plaatsbeschrijving door een expert niet gratis.
De eigenaar moet dus kiezen voor de oplossing die binnen zijn budget en financieringsmogelijkheden past.
Prijs van een plaatsbeschrijving
De prijs van deze dienstverlening hangt af van de expert en van het type goed dat wordt verhuurd (kot, woning, studio, appartement, prestigegoed, …).
Vraag altijd een offerte voor u de opmaak van de plaatsbeschrijving uitbesteedt.
De plaatsbeschrijving bij vertrek is niet inbegrepen bij de plaatsbeschrijving bij aankomst. De dienstverlener zal die dus aanrekenen.
In België kost een plaatsbeschrijving tussen 70 en 500 euro, afhankelijk van het type goed.
Wie moet die plaatsbeschrijving betalen?
De prijs van de plaatsbeschrijving wordt verdeeld tussen de eigenaar en de huurder. De prijs van de expert die deze service levert, is dus een gemeenschappelijke kost.
Deze bijkomende kosten moeten in het huurcontract worden vermeld om onaangename verrassingen bij de huurder te voorkomen.
Als de huurder zelf beslist om een expert in te schakelen, zijn de kosten voor deze plaatsbeschrijving voor hem.
Voor welke schade moet de huurder opdraaien?
Op het moment dat de plaatsbeschrijving bij vertrek wordt opgemaakt, moet de eigenaar (of de expert) eventuele schade aan het goed vaststellen.
Slijtage
Bepaalde sporen van slijtage kunnen niet worden verhaald op de huurder.
Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen schade die het gevolg is van nalatigheid door de huurder en normale slijtage van de woning.
De eigenaar betaalt voor de herstelling van elementen die op natuurlijke wijze en in de loop der tijd beschadigd zijn geraakt.
Voorbeelden van elementen die beschadiging kunnen oplopen door een normaal gebruik door de huurder:
- verf en behangpapier
- tegels, parket en andere vloerbedekkingen
- ijzerwaren (sloten, klinken, …)
- leidingen en kranen
- radiatoren, ventilatie, de parlofoon enz.
- huishoudtoestellen
De eigenaar betaalt voor de herstelling van slijtage aan zijn woning. Hij moet die reparaties en werken uitvoeren vóór hij het goed opnieuw verhuurt.
Schade ten laste van de huurder
Als de eigenaar (of expert) tijdens de opmaak van de plaatsbeschrijving bij vertrek schade vaststelt die door de huurder werd veroorzaakt, kan die laatste opdraaien voor de reparatie.
De vaststellingen moeten in het document van de plaatsbeschrijving bij vertrek staan en de schade moet nauwkeurig zijn beschreven. Foto’s moeten de omschrijvingen staven.
Zo kan de plaatsbeschrijving bij vertrek worden vergeleken met die bij aankomst.
Ook kan de kostprijs van de nodige reparaties worden ingeschat.
De schade die aan de huurder wordt toegeschreven, moet te wijten zijn aan een abnormaal gebruik van de woning en het voorziene materiaal, of aan nalatigheid.
Wat gebeurt er als er een geschil is?
In sommige situaties raken de eigenaar en de huurder het niet eens over de uitkomst van de plaatsbeschrijving.
De huurder betwist bepaalde schade en weigert op te draaien voor de reparaties.
De eigenaar en huurder zijn het niet met elkaar eens
De plaatsbeschrijving mag niet worden ondertekend wanneer de twee partijen het niet met elkaar eens zijn over de inhoud ervan.
Zulke situaties komen minder snel voor wanneer een expert zich over de plaatsbeschrijving ontfermt. Een professional is immers een neutrale partij.
Een vrederechter inschakelen
Wanneer de eigenaar en huurder geen overeenkomst vinden, komen ze voor de vrederechter.
Die kan een expert inschakelen om de situatie te beoordelen en te zien wie er gelijk heeft.
Op basis van die elementen neemt de vrederechter een beslissing en geeft hij opdracht tot de vrijgave van de huurwaarborg ten gunste van de eigenaar of de huurder.
Hij moet zich objectief opstellen en beide partijen proberen te verzoenen.
De huurwaarborg
De vrederechter bepaalt het bedrag dat nodig is om de reparaties uit te voeren.
Hij moet daarbij rekening houden met de normale slijtage van het element en de staat bij aanvang van het huurcontract.
Voor de bepaling van die som kan een schatter worden ingeschakeld.
Mits akkoord van de vrederechter kan de bank een deel (of alles) van de huurwaarborg overschrijven naar de bankrekening van de eigenaar.
Als de vrederechter oordeelt dat de schade te wijten is aan normale slijtage en dat de eigenaar de kosten daarvoor moet betalen, kan hij de vrijgave van de huurwaarborg ten gunste van de huurder eisen.
Moet de plaatsbeschrijving worden geregistreerd?
In België is de plaatsbeschrijving verplicht in alle gewesten. Wel verschillen de regels een beetje waar het de registratie ervan betreft.
De registratie van de plaatsbeschrijving in Brussel
In het Brussels Gewest is de registratie van de plaatsbeschrijving bij aankomst en vertrek verplicht.
De plaatsbeschrijving moet worden opgemaakt binnen de maand volgend op de aanvang van het huurcontract en kan op hetzelfde moment als het huurcontract of later worden geregistreerd.
Als de registratie van dat huurcontract betalend is, is de registratie van de plaatsbeschrijving ook betalend als die op een later moment gebeurt.
De registratie van de plaatsbeschrijving in Wallonië
In het Waalse Gewest is de registratie van de plaatsbeschrijving bij aankomst verplicht als die als bijlage bij het huurcontract zit.
Als ze niet is bijgevoegd, is het niet verplicht om de plaatsbeschrijving later te registreren.
Het blijft wel absoluut noodzakelijk om een plaatsbeschrijving bij aankomst op te maken wanneer een goed wordt verhuurd.
Over de plaatsbeschrijving bij vertrek bestaat er geen verplichting.
