Het beheer van een vastgoedpark kan veel tijd in beslag nemen. U moet immers een flink aantal repetitieve taken uitvoeren zoals:
- controle van de geïnde huurgelden,
- huurcontract indexeren,
- lasten berekenen
- enz.
Een vastgoedbeheersoftware is handig voor:
- Het automatiseren van repetitieve taken
- de maandelijkse controle van het innen van de huur
- de automatische huurindexering
- communicatie met de huurder
- het verzenden van huurkwitanties
- het verzenden van vervaldagberichten
- het verzenden van betaalherinneringen (sms, e-mail of aangetekende brief)
- het verzenden van huurfacturen (professionele huurders)
- een overzicht van uw vastgoedpark
- het respecteren van goede administratieve, financiële en juridische praktijken bij het vastgoedbeheer
Hier leggen we uit hoe een vastgoedsoftware kan zorgen voor een efficiënt beheer. Professionele rentmeesters die voltijds werken, besparen het equivalent van een part-time werkkracht wanneer ze gebruikmaken van een beheersoftware.
Geautomatiseerde taken dankzij een vastgoedsoftware
Met een vastgoedsoftware beheert u uw vastgoedportefeuille veel efficiënter. Bij een anomalie, zoals een niet-geïnde betaling, stuurt een krachtige tool u een waarschuwing en stelt hij voor om een herinnering naar de huurder te sturen.
Dit is wat een goede vastgoedbeheersoftware voor u moet doen:
Automatische controle van de huurgelden
Er zijn maar een paar programma’s die verbinding maken met uw bankrekeningen en geheel automatisch de betalingen van de huurders identificeren!
Voor wie elke maand duizend-en-een transactieregels op de bankrekeningen moet doorpluizen, een interessante functie.
De software is verbonden met uw bankrekeningen via een zogenaamde bankaggregator. Het gaat om een dienst die banken moeten aanbieden en die verschillende toepassingen toelaat er verbinding mee te maken.
Dankzij deze rechtstreekse verbinding detecteert de software automatisch de betaling van de huurgelden op uw rekening en koppelt die aan uw huurder. Dit betekent dat u uw huur niet meer handmatig hoeft te controleren en dat u geen betalingsachterstand meer oploopt.
Betaalherinneringen versturen
Wanbetalingen vormen een van de grootste risico’s bij vastgoedbeheer. Het is dus belangrijk om ze te vermijden.
Wanneer uw software vaststelt dat de huur niet op de vastgestelde datum is betaald, stuurt hij automatisch een herinnering naar uw huurder.
U kunt het versturen van herinneringen voor elke huurder instellen op de gewenste vervaldatum en via het gewenste kanaal (sms, e-mail, brieven en aangetekende brieven).
Is een van uw huurders een wanbetaler? Dan kunt u meer en snellere aanmaningen opstellen om te voorkomen in plaats van te genezen, en hen te tonen dat u de vinger aan de pols houdt.
Een goede vastgoedsoftware moet deze verschillende communicatiemethodes integreren en toelaten om aanmaningen te sturen per e-mail of aangetekende brief. Een minimale vereiste voor gerechtelijke stappen.
Belangrijke aangetekende brieven sturen bij een ingebrekestelling
In geval van verzuim moet de communicatie tussen u en de huurders worden gebruikt om een zaak op te bouwen bij de advocaat.
E-mails of aangetekende brieven zijn dan onontbeerlijk om de procedure in gang te zetten (er moeten minstens twee aanmaningen naar de huurder worden gestuurd alvorens een vrederechter kan worden ingeschakeld).
Zoals we allen weten, zijn de openingsuren van de Post geen exacte wetenschap. En eenmaal daar bent u in het beste geval een half uur kwijt om uw aangetekende brief te versturen.
Met een goede beheersoftware verstuurt u automatisch een aangetekende brief. Het ontvangstbewijs wordt dan uiteraard naar de eigenaar verzonden.
Huurindexering
De huurindexering wordt vaak verwaarloosd of vergeten. De verhuurder denkt er immers niet spontaan aan op de verjaardag van het huurcontract. Nochtans stelt de indexering u in staat om de rentabiliteit van uw vastgoedpark te verbeteren.
Een verhuurbeheersoftware
- berekent de nieuwe geïndexeerde huur
- deelt die mee aan uw huurder
- past voor u de toekomstige kwitanties of facturen aan het nieuwe bedrag aan.
Lasten af- en doorrekenen
De afrekening van de lasten is een heel tijdrovende en soms ook heel vervelende taak. Maar ook hier kan een goede software het verschil maken.
Hij zal de provisies voor de lasten van uw huurders opvragen en ze vergelijken met de facturen die op het einde van de termijn in de software werden ingevoerd teneinde de balans op te maken en uw huurder in kennis te stellen van de regularisatie van de kosten.
Bij sommige krachtige programma’s hoeft u niet eens facturen in te geven. Ze zijn immers rechtstreeks verbonden met uw boekhoudsoftware en importeren automatisch de boekhoudkundige documenten nodig voor de afrekening van de lasten.
Zo kunt lasten af- en doorrekenen voor gebouwen met één eigenaar, opgesplitste kantoren of magazijnen met meerdere activiteitencellen.
Boekhoudkundig beheer (met export naar boekhoudkundig programma via csv)
Sommige vastgoedprogramma’s helpen ook met de boekhouding.
Ze laten toe om inkomende en uitgaande facturen rechtstreeks in het boekhoudsysteem op te nemen. Zo worden deze facturen niet tweemaal ingevoerd. En ze helpen met de btw.
Opvolging van technische beheertaken
Een beheerprogramma helpt u ook bij het technisch beheer van uw onroerend goed.
Zo stuurt het u een herinnering voor het onderhoud van de uitrusting van uw huurpanden zoals verwarmingsketels. Maar ook voor het onderhoud van het gebouw.
En u kunt er de reparaties en interventies in elk verhuurd eigendom mee opvolgen en er een bewijs van bijhouden.
Met een vastgoedbeheersoftware kunt u ook nog terugkerende taken aanmaken.
Afhankelijk van uw behoeften kunt u herinneringen aanmaken voor de ontvangst van een waarborg, het onderhoud van een verwarmingsketel of het reinigen van een schoorsteen.
Financieel rapport
Een vastgoedbeheerprogramma stelt financiële rapporten over uw vastgoedpark op.
Deze documenten centraliseren al uw informatie. En u kunt er uw vastgoedbeer globaal mee opvolgen.
Een financieel rapport gaat de rentabiliteit van uw eigendommen na en maakt arbitrage mogelijk voor de eventuele verkoop, renovatie of aankoop van nieuwe eigendommen.
Verzending van huurfacturen
Voor het beheer van handelshuurcontracten, kantoren of professionele huurders bent u wettelijk verplicht om een huurfactuur te sturen naar uw huurders.
Een vastgoedbeheersoftware detecteert de geïnde huurgelden en stuurt de huurfacturen vervolgens automatisch naar de huurders.
Naleving van goede juridische praktijken
Bij een geschil met een wanbetaler kunt u met de beheersoftware gemakkelijk uw juridisch dossier opbouwen dankzij de historiek van de communicatie met de huurders.
Centralisatie van informatie en documenten
Met beheersoftware kunt u alle informatie en documenten over uw vastgoedportefeuille centraliseren.
Als u een document nodig hebt, is het meteen toegankelijk vanaf uw computer, tablet of smartphone. En dat eender waar in de wereld.
Laten we eens kijken welke gegevens een goede beheersoftware moet verwerken:
Gecentraliseerde documenten
In uw software kunt u de volgende documenten opslaan:
- Huurcontracten
- De woningverzekeringen van uw huurders
- De nodige diagnoses voor het huren (EPC enz.)
- De plaatsbeschrijving bij aankomst en vertrek
- Aankoopfacturen met betrekking tot uw pand (herstellingen, onderhoud enz.)
- Huurkwitanties en vervaldagberichten
- Notariële aktes
Gecentraliseerde gegevens
Met een efficiënte vastgoedbeheersoftware kunt u alle informatie van mensen die bij uw vastgoedbeheer betrokken zijn op één plaats bewaren.
U kunt de contactgegevens van de volgende personen bewaren:
- huurders
- buren
- borgstellers
- syndicus
- vakmannen om te contacteren bij problemen
- enz.
Dus zelfs wanneer u op reis bent, behoudt u de controle over uw vastgoedpatrimonium. Als er een probleem is met een van uw panden, kunt u de juiste dienstverlener bellen.
Beter zicht op de rendabiliteit van een onroerend goed
Globaal zicht op achterstallige betalingen
Wanneer betalingsachterstanden zich opstapelen, is het moeilijk om ze nog bij te houden.
Enerzijds houdt uw huurder zich niet aan de indexering van zijn huur en loopt hij elke maand een huurachterstand op. Bovendien wordt de huur regelmatig te laat betaald. Misschien wordt een van de betalingen gespreid …
Kortom, een hele klus om te weten wat uw huurder u echt verschuldigd is.
En net dat is de rol van een beheersoftware. Die houdt de rekeningen bij. Op die manier hebt u meteen alle informatie over het totale verschuldigde bedrag van uw huurder.
Kostbare tijd besparen en afstand nemen
Met een beheersoftware kunt u uw organisatie structureren en voorkomen dat belangrijke taken over het hoofd worden gezien. Alles wat geautomatiseerd kon worden, werd geautomatiseerd.
Dankzij deze tijdsbesparing spaart u ook geld uit en kunt u afstand nemen van uw onroerend goed om u te concentreren op uw investeringen. U kunt dan nagaan of uw activa rendabel zijn en nieuwe activa verwerven.
Betrouwbaar beheer van elke taak
Indien een derde uw eigendom beheert en het beheer en de informatie niet naar behoren worden gecentraliseerd, loopt u een risico wanneer deze persoon afwezig is.
De informatie kan verspreid zijn in mappen of spreadsheets. Of erger, in zijn hoofd. Alleen hij kent alle taken die moeten worden uitgevoerd om het beheer te verzekeren.
Als hij morgen ziek wordt, zit u in de problemen.
Met een vastgoedsoftware houdt u controle over uw taken. De processen liggen vast, ongeacht wie ze uitvoert.
Nieuwe medewerker
De komst van een nieuwe werknemer is ingewikkeld. Bij vastgoedbeheer komen veel processen kijken die moeten worden uitgelegd en gevolgd.
Een ouderwetse beheer van uw vastgoedpark omvat veel informele processen, gebaseerd op Excel-spreadsheets, documenten in mappen enz.
Niets is geformaliseerd, wat het voor een nieuwe werknemer erg moeilijk maakt. Het kan weken of zelfs maanden duren vooraleer hij aan de slag kan. Dit kost veel tijd en geld.
En hier bewijst een beheersoftware al zijn nut. Hij biedt een kader en garantie voor al uw vastgoedbeheerprocessen.
Zo kunt u een werknemer opleiden in een specifieke taak die door uw software werd gedefinieerd.
Voor een indexering bijvoorbeeld levert uw software het kader. Hij herinnert u aan de belangrijke data van uw contracten en voorziet de referentie-indexen en -kwartalen, de berekeningsformules en de standaardbrieven om te communiceren met uw huurders.
Uw nieuwe werknemer hoeft alleen maar de verschillende stappen te volgen.
Een online vastgoedbeheersoftware kiezen
Online oplossingen voor vastgoedbeheer bieden talloze voordelen:
- U hoeft geen beroep te doen op een gespecialiseerd kantoor met hoge honoraria
- Ze laten toe om informatie te centraliseren en die op elk moment te raadplegen, te bewerken en mee te delen
- Dematerialisatie van documenten vereenvoudigt het dagelijkse beheer en spaart geld uit
- Alle taken kunnen worden geautomatiseerd zodat u fouten of nalatigheden vermijdt en u al uw verplichtingen tegenover uw huurders kunt nakomen
Digitale oplossingen bieden innovatieve functies afgestemd op de behoeften van rentmeesters.
Smovin is een online vastgoedbeheersoftware dat vele tools biedt om het dagelijks leven van vastgoedbeleggers te vereenvoudigen.
Smovin, een al-in-one tool
Met de vastgoedoplossing Smovin kunnen eigenaars hun eigendommen gemakkelijk beheren, ongeacht de grootte van hun patrimonium.
Smovin neemt het beheer van alle soorten panden voor zijn rekening:
- Residentieel,
- Commercieel,
- Kantoren,
- Gemengd,
- Enz.
De toepassing maakt de harmonisatie en automatisering van belangrijke vastgoedbeheertaken mogelijk.
Dankzij de bankverbinding wordt de huur opgevolgd. Wanbetalingen worden in een oogopslag gedetecteerd en u stuurt aanmaningen met een paar klikken of automatisch.
De oplossing helpt u om alle documenten op te stellen nodig voor uw dagelijks beheer (kwitanties en vervaldagberichten (voor Frankrijk), huurfacturen enz.)
Met Smovin volgt u uw boekhouding gemakkelijk op door gegevens te importeren in of te exporteren uit uw boekhoudprogramma. Smovin kan volledige geïntegreerd worden in sommige boekhoudprogramma’s zoals Exact Online. In dit geval gaat de informatie in een paar klikken van het ene programma naar het andere.
Uw dashboard geeft u een overzicht van:
- Het betaalpercentage van de huurders
- De bezettingsgraad van uw gebouw
- Taken die moeten worden uitgevoerd volgens de belangrijke data van uw huurcontracten.
Deze toepassing vereenvoudigt de opvolging van uw taken aanzienlijk, aangezien u ook herinneringen op maat kunt instellen (onderhoud van gebouwen, huurindexering enz.).
Met meer dan 20.000 eigendommen geregistreerd op het platform is Smovin een robuuste oplossing voor vastgoedbeleggers die hun activa in real time willen volgen.
Beheer uw patrimonium in alle eenvoud
Het Smovin-platform maakt de centralisatie van informatie mogelijk.
Zo verkrijgt u een historiek van uw handelingen, of ze nu betrekking hebben op uw eigendom of op uw huurders. Dankzij deze belangrijke informatie krijgt u meer inzicht in de algemene situatie van uw patrimonium.
Smovin helpt u om:
- Wanbetalingen te beperken door automatisch aanmaningen te versturen en situaties te identificeren die geregulariseerd moeten worden,
- Fouten als gevolg van een onoplettendheid en nalatigheden te vermijden,
- De indexering van de huurprijzen te volgen door het bedrag op elke verjaardag van het huurcontract aan te passen,
- Niet-forfaitaire lasten te verdelen onder de huurders,
- De boekhoudkundige opvolging van de activiteiten te optimaliseren.
Het enige wat u hoeft te doen, is de informatie over elk onroerend goed configureren, uw huurvoorwaarden instellen en uw bankrekening aan de toepassing koppelen.
Eenmaal geconfigureerd vereist Smovin geen speciale vaardigheden of opleidingen om uw huurwoningen op dagelijkse basis te beheren.
Positieve impact op lange termijn
De Smovin-toepassing houdt voordelen in op lange termijn.
Dankzij geautomatiseerde processen en een beter zicht hebben rentmeester alle troeven in huis om relevante strategische beslissingen te nemen.
Voordelen van Smovin:
- Hogere productiviteit,
- Minder fouten en nalatigheden,
- Meer reactiviteit,
- Optimale rendabiliteit.
Aarzel dus niet. Neem deze oplossing over in uw bedrijf en voer nieuwe en nauwkeurige procedures in.
Met een vastgoedbeheersoftware gaat u beter om met ingewikkelde administratieve procedures.
Vandaag kunnen de financiële, fiscale en juridische uitdagingen wel eens onoverkomelijk blijken zonder een vastgoedbeheersoftware als Smovin.
